Es ist das Chaos pur: Kaffeetassen von letzter Woche, ein angebissener Schokoriegel, ein Stapel Ordner, das Protokoll des letzten Meetings und Fotos vom vergangenen Sommerurlaub auf den Malediven – der Schreibtisch im Büro. Doch dieses „kreative Chaos“ kommt nicht bei jedem Arbeitgeber gut an, ein wenig Ordnung sollte sein.
Rituale können helfen
Wir haben im tinte24-Magazin bereits von den unterschiedlichen Schreibtisch-Typen berichtet: Ordnung, Kreativität und Chaos, die Mama und der Technik-Begeisterte. Der Kreative mag sein Chaos vielleicht lieben, sein Arbeitgeber sieht es – unter Umständen – jedoch ein wenig kritischer und fragt sich, ob die Unordnung auch seine Arbeit beeinflusst. Daher ist es ratsam, zumindest oberflächlich Ordnung auf dem Schreibtisch zu halten.
Hierbei helfen kleine Rituale. Nimmt sich ein unordentlicher Arbeitnehmer vor, immer alles sofort wegzuräumen, wird er dies nicht lang durchhalten. Sinnvoller ist es, nach getaner Arbeit fünf Minuten einzuplanen, um auch den Schreibtisch in den Feierabend zu entlassen. Tassen kommen in die Spülmaschine, Papiere werden abgeheftet, alte Haftnotizzettel landen im Müll. Irgendwann ist das Ritual so verinnerlicht, dass man sich nicht mehr dran erinnern muss und morgens immer auf einen aufgeräumten Schreibtisch trifft.
Ordnungs-Horror: Die Ablage
Die Ablage ist das Kernstück jeder Büro-Organisation, hierbei sollte unbedingt Ordnung gehalten werden. Viele Mitarbeiter haben damit aber ein Problem und bevor man sich versieht, ist das Chaos ausgebrochen. Daher hier ein paar Tipps, wie ihr die Übersicht behaltet:
- Auf den Schreibtisch kommen nur aktuelle Dokumente. Der Rest gehört in die Regale.
- Legt euch Mappen an – einzelne Blätter verursachen Chaos.
- Ordner, Ablagefächer und Mappen müssen unbedingt beschriftet werden. Zusätzlich müssen die Beschriftungen eindeutig und verständlich sein – denn was bedeutet bitte „Diverses“?
- „Muss dieses Dokument tatsächlich abgelegt werden oder kann es in den Müll?“ Diese Frage solltet ihr euch regelmäßig stellen.
- Trennblätter und Register helfen, eine Struktur einzuhalten.
- An einem jährlichen Entsorgungstermin werden alte Dokumente weggeworfen.
Lieber etwas weniger drucken
Wir Deutschen sind Druck-Weltmeister. Nach einer aktuellen Studie des Unternehmens Viadesk druckt jeder Arbeitnehmer rund 0,68 Bäume pro Jahr – das ist wirklich zu viel! Als Arbeitnehmer solltest du dich daher immer fragen, ob der Ausdruck tatsächlich notwendig ist. Oft reicht es doch auch, Dokumente in digitaler Form zu versenden. Damit sind gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Unsere Umwelt wird geschützt und du hast kein unnötiges Papier auf dem Schreibtisch.