Trau dich, Nein zu sagen – so bewältigst du viele Aufgaben

Mann ablehnende HaltungEin durchschnittlicher Arbeitstag im Büro dauert acht Stunden. Oft ist es ganz schön schwierig, alle anstehenden Aufgaben in diese acht Stunden hineinzuquetschen. Wir haben euch hier im tinte24-Magazin ja schon die besten Apps zum Zeitmanagement und einige Tipps für mehr Produktivität vorgestellt. Doch was, wenn auch die besten Tipps und technischen Hilfsmittel nicht helfen und die Arbeit einfach nicht weniger werden will?

Warum Priorisieren nichts bringt

Die meisten selbsternannten Experten für Zeitmanagement werden dir früher oder später den Tipp geben, Prioritäten zu setzen. Darauf bist du sicher schon von allein gekommen. Schließlich ist es leichter gesagt als getan. Dabei hat das Priorisieren allein keinen echten Nutzen. Danach weißt du zwar, welche Aufgabe du zuerst bearbeiten solltest, das löst aber nicht das eigentliche Problem: Zu viel Arbeit bleibt zu viel Arbeit – egal, in welcher Reihenfolge man die einzelnen Aufgaben zu bewältigen versucht. Grundsätzlich ist es zwar schon sinnvoll, sich einen Überblick zu verschaffen und zu schauen, welche Aufgabe wie wichtig ist, doch das allein nutzt noch nichts. Du solltest lernen, die Aufgaben, die weiter unten auf deiner To-do-Liste stehen, beziehungsweise die Aufgaben, die nicht unbedingt von dir persönlich bearbeitet werden müssen, zu delegieren. Und ganz wichtig: Lerne, Unwichtiges zu ignorieren.

Ignorieren lernen

Ein volles E-Mail-Postfach, eine schier endlose To-do-Liste und immer wieder Leute, die vorbei kommen, weil sie eine Frage oder ein Anliegen haben. Da den Überblick zu behalten ist schon nicht leicht. Du solltest dir eines verinnerlichen: Es ist okay, Nein zu sagen! Ein großer Fehler, den viele Menschen machen ist, es als persönliche Niederlage zu werten, wenn die To-do-Liste abends noch nicht vollständig abgearbeitet ist. Konzentriere dich nicht darauf, einzelne Schlachten zu gewinnen, sondern den Krieg. Das mag etwas drastisch formuliert sein, doch es bedeutet nichts anderes als: Dein Ziel sollte nicht sein, abends ein leeres Postfach zu haben und alle Mails abgearbeitet zu haben, sondern keine wichtigen Aufgaben und Anfragen unbearbeitet zu lassen. Wenn ein Kollege noch eine Anfrage hat und dich bittet, eine Aufgabe für ihn zu übernehmen, ist es vollkommen in Ordnung, Nein zu sagen. Hilfsbereitschaft ist natürlich eine sehr wünschenswerte Eigenschaft, doch sollte deine eigene Arbeit dabei nicht auf der Strecke bleiben. Selbstverständlich wollen wir dich nicht dazu aufrufen, jetzt zum Egoisten zu werden. Doch manchmal tut ein bisschen Egoismus ganz gut. Wenn du nicht mehr so viel auf dem Tisch hast, wirst du sicher wieder gern die Kollegen unterstützen.

Ein weiterer Tipp: Um Hilfe zu bitten ist kein Zeichen von Schwäche. Wenn du erkennst, dass du deinen Aufgaben allein nicht mehr Herr wirst, ist es vollkommen okay, nach Unterstützung zu fragen. Vielleicht kann ein anderer Kollege dir bei deinem aktuellen Projekt unter die Arme greifen. Sobald du wieder etwas Luft hast, wirst du dann sicher auch diesem Kollegen helfen. Schließlich gilt das Motto: Eine Hand wäscht die andere.

Foto: Thinkstock, iStock, hjalmeida

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