So geht’s: Ein kleiner E-Mail-Knigge

blue inki mit mailDie E-Mail ist weder aus der geschäftlichen noch aus der privaten Korrespondenz wegzudenken. Da eine E-Mail schnell verfasst und versendet ist, lässt der Verfasser häufig nicht die gleiche Sorgfalt walten, wie beim Schreiben eines Briefs. Um beim Empfänger der E-Mail einen guten Eindruck zu hinterlassen, gilt es, einige Regeln zu beachten. Im Folgenden geben wir dir die wichtigsten Regeln für eine gelungene E-Mail-Korrespondenz an die Hand.

Gesendet ist gesendet!

Hast du erst einmal die Senden-Taste gedrückt, gibt es kein Zurück mehr. Die E-Mail wird unweigerlich dem Empfänger zugestellt und es gibt bei etwaigen Fehlern keine Möglichkeit mehr, die E-Mail zurückzuholen. Auch Dateianhänge, die versprochen, dann aber vor dem Versenden nicht hinzugefügt werden, sind an der Tagesordnung. Um beides zu vermeiden, ist es hilfreich, die Adresszeile des Adressaten erst einzusetzen, wenn du alles noch einmal kontrolliert hast.

Betreff und Anrede in der E-Mail

Der Betreff der Nachricht sollte das Thema der Mail knapp zusammenfassen, sodass der Empfänger sieht, dass es sich nicht um Spam handelt und dem Betreff auf einen Blick entnehmen kann, worum es in der E-Mail geht. Nichtssagende oder leere Betreffzeilen sollten vermieden werden, da die Gefahr besteht, dass der Rezipient die Mail nicht liest sondern gleich in den virtuellen Papierkorb verschiebt. Die Anrede sollte so sein, wie man sie auch in einem Brief an die entsprechende Person verwenden würde. Hatte man mit dem Empfänger der E-Mail zuvor noch keinen Kontakt, ist eine höfliche Ansprache mit: „Sehr geehrte/r Frau/Herr“ immer richtig. Sollte die kontaktierte Person einen Akademischen Titel führen, so ist dieser selbstverständlich auch bei der Anrede zu berücksichtigen. Warte dann ab, wie der Adressat antwortet. Wenn dieser dich in seiner Antwort-Mail mit einem „Hallo“ oder „Lieber Herr“ oder gar mit dem Vornamen anspricht, kannst du diesen Stil aufgreifen und in der weiteren Korrespondenz beibehalten.

Inhalt und Anhänge

Der Inhalt der Mail sollte knapp umreißen, worum es dir geht. Teile dem Empfänger der E-Mail mit, was du von ihm willst und bis wann du die Informationen, Unterlagen oder Ähnliches benötigst. Bleibe dabei aber immer freundlich – schreibe nicht: „Ich erwarte die Informationen bis Montag.“ sondern besser: „Ist es möglich, dass Sie mir die benötigten Informationen bis Montag zukommen lassen?“ Gehe nicht zu sehr ins Detail, wenn es nicht nötig ist. Wir bekommen alle täglich eine Flut von E-Mails, durch die wir uns arbeiten müssen – von daher das Anliegen am besten knapp und verständlich schildern. Wenn du der Nachricht einen Dateianhang hinzufügen willst, achte darauf, dass dieser wenig Speicherplatz benötigt, sodass der Empfänger den Anhang schnell und problemlos herunterladen kann. Musst du eine größere Datei versenden, ist es besser die Datei für den Download bereitzustellen und dem Empfänger im Anschluss nur den Link, der zum Download führt, zusenden. Auch sollten die Dateianhänge in einem gängigen Format sein, damit der Rezipient diese problemlos öffnen kann. Hier sind .doc, .jpg und .pdf wohl die verbreitetsten Dateiformate für Dokumente und Bilder.

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