Telefon-Knigge – so verhaltet ihr euch richtig, wenn es klingelt

    Telefon-Knigge – so verhaltet ihr euch richtig, wenn es klingelt„Oh Schreck! Das Telefon klingelt im Büro. Was muss ich tun?“ – Gerade, wer neu in einer Firma ist oder seinen ersten Job antritt, steht oft vor einer großen Herausforderung: dem Telefon. Doch auch wenn man schon länger in einem Unternehmen ist, kann ein simples Telefonat einige Stolperfallen bereithalten. Welche das sind und wie ihr sie vermeiden könnt, erfahrt ihr heute im tinte24-Magazin!

    1. Das Melden

    In vielen Ländern meldet man sich einfach nur mit „Hallo?“ oder gar mit „Ja?“ am Telefon. In Deutschland sieht das nicht nur im Berufsleben anders aus: Hier sagt man mindestens den Namen, bei beruflichen Telefonaten auch den Firmennamen. So weiß der Anrufer direkt, mit wem er es zu tun hat. Auch bei internen Anrufen solltet ihr euch mit eurem Namen melden, erst recht, wenn ihr an den Apparat eines Kollegen geht. Der Anrufer kann ja sonst nicht wissen, dass er gerade nicht den gewünschten Gesprächspartner antrifft. Damit wären wir schon beim zweiten Punkt…

    2. Anrufe für andere entgegennehmen

    Ist euer Sitznachbar gerade nicht da und wird angerufen, lasst ihr es nicht einfach klingeln. Es könnte ja ein dringender Anruf sein. Also meldet ihr euch mit eurem Namen – bei externen Anrufen natürlich inklusive Firmenname – und sagt Bescheid, dass der gewünschte Gesprächspartner gerade nicht am Platz ist. Dann fragt ihr, ob ihr etwas ausrichten könnt und notiert euch Namen, gegebenenfalls Firma und Telefonnummer des Anrufers. Im Idealfall fragt ihr auch, worum es geht. So ist euer Kollege dann gleich besser vorbereitet, wenn er/sie zurückruft.

    Wichtig: Immer höflich bleiben! Ihr repräsentiert am Telefon euer Unternehmen nach außen, daher solltet ihr zu jedem Anrufer stets höflich und freundlich sein. Ein Tipp: Lächelt beim Telefonieren! Es klingt absurd, aber der Anrufer merkt, ob ihr lächelt oder nicht. Eure Stimme verrät, wie ihr gerade am Apparat sitzt.

    Ein weiterer Tipp: Auch wenn euer Gesprächspartner gerade einen nicht enden wollenden Monolog hält, solltet ihr ihn nicht unterbrechen, das gilt als unhöflich. Signalisiert zwischendurch durch Kommentare wie „Ja“ oder „verstehe“, dass ihr zuhört und den Ausführungen folgen könnt.

    3. Das geht gar nicht!

    Multitasking ist ein fester Bestandteil der Arbeitswelt, aber beim Telefonieren solltet ihr darauf verzichten. Euer Gesprächspartner wird sofort merken, dass ihr nebenbei tippt oder – noch schlimmer – esst. Das ist gleich in doppelter Hinsicht unhöflich: Zum einen merkt euer Gesprächspartner, dass ihr abgelenkt sein und ihm nicht eure volle Aufmerksamkeit schenkt. Zum anderen möchte wohl niemand am Telefon etwas vorgeschmatzt bekommen.

    Wenn ihr Unterlagen heraussuchen müsst, um eine Frage beantworten zu können, sagt es dem Anrufer. Dann wird er sicher Verständnis dafür haben, wenn ihr rumklickt oder etwas tippt – vor allem, wenn er selbst einen Vorteil daraus zieht.

    Die einzige Nebentätigkeit, die während des Telefonierens auch mit Knigge konform geht, ist das Notieren von wichtigen Informationen. Ihr solltet also stets einen Notizblock und einen Stift in der Nähe des Telefons aufbewahren. Und wenn euch das Gespräch zu sehr langweilt, könnt ihr es wie unsere Pink Ink machen und ein wenig auf dem Block herumkritzeln. ??

    Absolute Tabus sind also: Lautes Brüllen, zu leises Flüstern, essen oder trinken während des Gesprächs, rauchen, mit Papier rascheln und sonstiges Lärmen.

    Prindo - für mehr Ausdruck