Schritt-für-Schritt: Serienbriefe mit Word erstellen


    Erfahrt heute in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ihr mit Word ganz einfach automatisierte Briefe und Schreiben mit gleichem Text an verschiedene Kunden oder Geschäftspartner erstellen könnt. Serienbriefe werden zum Beispiel für Einladungen, Werbeschreiben, Rechnungen oder Mahnungen verwendet. Wie ihr dabei vorgehen müsst, könnt ihr hier nachlesen und euch auch in unserem angefügten PDF noch einmal bebildert ansehen:

    Datenquelle vorbereiten

    Bevor ihr euch an euren Word-Serienbrief macht, müsst ihr eine Datenquelle erstellen. Aus dieser zieht sich die Serienbrieffunktion später die Namen, Adressen und Anreden, die sich von Brief zu Brief unterscheiden müssen. Wir empfehlen euch, dafür Excel zu benutzen. In die erste Zeile tragt ihr die Überschriften der einzelnen Spalten ein, also „Anrede“, „Name“, „Vorname“, „Straße“, „PLZ“ und „Ort“. Ihr könnt die einzelnen Spalten natürlich nach Belieben ändern und weitere Punkte hinzufügen. Dann füllt ihr diese Tabelle mit den Daten der Briefempfänger aus und speichert das Excel-Sheet.


    1. Brief öffnen
    Öffnet jetzt euren in vorbereiteten Brief mit Word bzw. schreibt ihn. Für die Adresszeilen bzw. das Anredefeld solltet ihr circa zehn Zeilen frei lassen.
    2. Seriendruck-Assistent
    Nun müsst ihr den Seriendruck-Assistenten in eurem Worddokument öffnen. Klickt im Reiter zuerst auf „Briefe“, dann im selben Reiter auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisung“.
    3. Dokumenttyp und Startdokument wählen
    Wählt im Seriendruck-Assistenten zuerst den Dokumententyp aus. Als Standardeinstellung ist hier die Option „Briefe“ aktiviert. Klickt dann unten auf „weiter“. Anschließend müsst ihr das Startdokument auswählen. Da ihr den Assistenten ja direkt in eurem Worddokument geöffnet habt, müsst ihr die Option „Aktuelles Dokument verwenden“ aktivieren. Dann geht es wieder unten im Kasten weiter mit „Empfänger wählen“.
    4. Empfänger auswählen und einfügen
    Im Feld „Empfänger wählen“ müsst ihr nun auf „Durchsuchen“ klicken. Jetzt müsst ihr euer zuvor gespeichertes Excel-Dokument auswählen. Klickt dann auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“. Nun auf „weitere Elemente“. Im Fenster, das sich jetzt öffnet, werden jetzt die Titel, die ihr vorhin im Excel Dokument als Spaltenüberschrift gewählt habt, angezeigt. Mit einem Doppelklick auf die einzelnen Felder fügt ihr diese in euren Word-Brief ein. Achtet dabei auf die Reihenfolge. Danach könnt ihr das „weitere Elemente“-Feld schließen. Die nun eingefügten Platzhalter in den eckigen Klammern könnt ihr nun nach Belieben im Dokument anordnen.
    5. Vorschau und Seriendruck beenden
    Nun könnt ihr euch eine Vorschau eures Serienbriefes ansehen. Seid ihr mit allem zufrieden, klickt auf „Seriendruck beenden“. Nun könnt ihr die Briefe direkt ausdrucken.
    Ihr könnt mit Word nicht nur Serienbriefe ausdrucken, sondern die Adressen gleich mit dazu. Dabei hilft euch der den Punkt „Etiketten“ im Reiter „Sendungen“. Ihr könnt Adressen direkt eingeben oder die in Outlook gespeicherten verwenden. Dann könnt ihr diese in allen gängigen Formaten auf Etiketten drucken und auf die Briefumschläge kleben. Direkt neben dem Punkt „Etiketten“ befindet sich auch die Funktion „Umschläge“. Damit könnt ihr die Adressen auch direkt auf eure Briefumschläge drucken und sogar schon elektronisches Porto hinzufügen.

    Die komplette Anleitung findet ihr bebildert als PDF: Anleitung Serienbriefe mit Word erstellen tinte24.de

    Bild: DigitalGenetics – Fotolia

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