Archivierung – Wichtig für jedes Unternehmen

    Archivierung – Wichtig für jedes Unternehmen„Archivierung? Warum das denn?“ Diese ungern gesehene Pflicht wird in vielen Unternehmen als eher lästig empfunden. Die Archivierung von Unterlagen kostet Geld und Ressourcen, kann nicht unter „Erfolg“ gebucht werden. Trotzdem gehört die Tätigkeit zum wichtigen Handwerk in jedem Unternehmen.

    Warum archivieren?

    Die Archivierung von Unterlagen ist vom Gesetzgeber vorgegeben. Diese gesetzlichen Forderungen finden Unternehmer zum Beispiel im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO), im Arzneimittelgesetz (AMG) und in der Futtermittelverordnung (FuttMV). Besonders wichtig ist die Aufbewahrung von folgenden Unterlagen: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe und Buchungsbelege. Neben dem gesetzlichen Zwang sollten Unternehmen jedoch auch aus eigenem Interesse eine geordnete Archivierung garantieren. Diese dient nämlich dem Qualitätsmanagement und dem dauerhaften Wissenserhalt. Zudem spielt die Produkthaftung eine entscheidende Rolle. Kommt es nämlich zu einem Produkthaftungsfall, muss der Hersteller nachweisen können, dass die entstandenen Schäden nicht auf sein Produkt zurückzuführen sind – hierbei kann eine Archivierung helfen.

    Wichtige Regeln bei der Archivierung

    Die Archivierung von Unterlagen – besonders die elektronische Archivierung – unterliegt strengen Vorgaben, diese sollten unbedingt eingehalten werden:

    1. Zunächst muss jedes Dokument verlässlich und rechtskonform aufbewahrt werden; entscheidend ist das jeweilige Einsatzgebiet. Nachgelesen werden können diese Informationen in den verschiedenen Gesetzestexten.
    2. Auf dem Weg ins Archiv darf kein Dokument verloren gehen.
    3. Kommt es zu einer elektronischen Archivierung, muss jedes Dokument mit seinem Original übereinstimmen.
    4. Jedes Dokument darf nur von den jeweilig berechtigten Personen eingesehen werden und muss in einer angemessenen Zeit wiederzufinden und zu duplizieren sein.
    5. Ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen, darf das Dokument gelöscht beziehungsweise ordnungsgerecht vernichtet werden.

    Und wenn die Archivierung ausbleibt?

    Konkrete Sanktionen bei Nichteinhaltung von Archivierungs-Anforderungen gibt es nicht. Es kann jedoch zum Vorwurf der Urkundenunterdrückung (StGb § 274), zu Bußgeldern und der Entziehung von Zulassungen kommen. Darüber hinaus legt das Finanzamt bei jährlichen Prüfungen viel Wert auf eine übersichtliche und vollständige Archivierung.

    Foto: Thinkstock, Digital Vision, Michael Blann

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