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Die kleine Büro-Knigge: Die Weihnachtsfeier

Der kleine Büro-Knigge: Die WeihnachtsfeierWar eure Weihnachtsfeier schon, und es gab wieder die ein oder andere peinliche Szene zu beobachten? Oder steht die Büroparty des Jahres noch an? Nachdem wir euch hier im tinte24-Magazin schon einen kleinen Büro-Knigge zur Liebe am Arbeitsplatzund zu unangenehmen Gerüchen am Arbeitsplatzvorgestellt haben, nehmen wir jetzt einmal die Weihnachtszeit zum Anlass, um die wichtigsten Dos und Don’ts bei der Betriebsfeier zu klären. Ob für dieses oder nächstes Jahr – die folgenden Tipps solltet ihr euch zu Herzen nehmen.

Vor der Feier: Dresscode

Eine Weihnachtsfeier ist zwar in der Regel eine ungezwungene Veranstaltung, aber zu locker sollte es dabei auch nicht zu gehen. Es handelt sich immer noch um eine betriebliche Veranstaltung. Dementsprechend solltet ihr euch auch an einen Dresscode halten. Dieser hängt ganz davon ab, wo und wie ihr feiert. Wenn ihr in ein Restaurant geht oder die Firma gar zum Bankett lädt, solltet ihr euch etwas schicker kleiden.

Wenn ihr es im Büro krachen lasst oder gemeinsam den Weihnachtsmarkt besucht, könnt ihr euch im Prinzip so kleiden, wie ihr es für gewöhnlich im Arbeitsalltag auch tut. Eine gute Faustregel ist: Zieht nichts an, das ihr nicht auch sonst zur Arbeit anziehen würdet. Schlabberpulli oder allzu freizügige Outfits sind also tabu!

Während der Feier: Vorsicht, Fettnäpfchen!

Gerade wenn man schon ein bisschen Alkohol getrunken hat, wird die Stimmung ausgelassener, und so mancher vergisst dabei gern, dass er nicht auf einer privaten Party ist, sondern auf einer Firmenfeier. Diese Punkte solltet ihr unbedingt beachten:

  • Haltet euch beim Alkohol zurück! Natürlich dürft ihr ein paar Bierchen oder Sekt trinken, ihr solltet es aber auf keinen Fall übertreiben. Niemand mag lallende Kollegen, und ein Vollrausch hat noch keiner Karriere geholfen. Vor allem, wenn ihr am nächsten Tag arbeiten müsst, solltet ihr darauf achten, dass sich der Kater in Grenzen hält.

  • Bleibt beim Smalltalk! Klar, bei einer Weihnachtsfeier werden die Gespräche auch mal lockerer als normalerweise. Dennoch solltet ihr bestimmte Themen meiden: Tabu sind Diskussionen über Religion und Politik, aber auch private Probleme, Krankheiten oder das Liebesleben solltet ihr lieber an anderer Stelle besprechen.

  • Schleimen und Lästern sind tabu! Ein altes Sprichwort sagt: „Was Klaus über Peter sagt, sagt mehr über Klaus als über Peter.“ Das gilt auch auf der Weihnachtsfeier. Wer über andere herzieht, stellt sich selbst nicht nur in ein schlechtes Licht, sondern kann auch seinen Job riskieren. Über den Chef oder andere Kollegen schimpfen ist daher auch bei der Weihnachtsfeier ein absolutes No-Go. Ebenfalls unangebracht: Schleimen. Niemand mag Schleimer, und wer sich zu sehr beim Vorgesetzten anbiedert, hinterlässt in der Regel auch bei diesem alles andere als einen guten Eindruck.

Der Tag danach

Wenn ihr euch an die oben stehenden Tipps haltet, braucht ihr eigentlich am nächsten (Arbeits-)Tag nichts zu befürchten. Wenn sich Kollegen daneben benommen haben, tut ihr gut daran, dies nicht weiter zu tratschen. Ihr könnt davon ausgehen, dass die betroffenen Kollegen sich so schon schlecht genug fühlen – seien es der Kater oder die Scham. Wichtig ist, dass ihr in der Lage seid, normal zu arbeiten. Ein leichter Kater mit Kopfschmerzen ist noch vertretbar, aber ihr solltet keine Alkoholfahne haben – erst Recht nicht, wenn ihr Kundenkontakt habt.

Foto: Gennadiy Poznyakov – Fotolia.com

Telefon-Knigge – so verhaltet ihr euch richtig, wenn es klingelt

Telefon-Knigge – so verhaltet ihr euch richtig, wenn es klingelt„Oh Schreck! Das Telefon klingelt im Büro. Was muss ich tun?“ – Gerade, wer neu in einer Firma ist oder seinen ersten Job antritt, steht oft vor einer großen Herausforderung: dem Telefon. Doch auch wenn man schon länger in einem Unternehmen ist, kann ein simples Telefonat einige Stolperfallen bereithalten. Welche das sind und wie ihr sie vermeiden könnt, erfahrt ihr heute im tinte24-Magazin!

1. Das Melden

In vielen Ländern meldet man sich einfach nur mit „Hallo?“ oder gar mit „Ja?“ am Telefon. In Deutschland sieht das nicht nur im Berufsleben anders aus: Hier sagt man mindestens den Namen, bei beruflichen Telefonaten auch den Firmennamen. So weiß der Anrufer direkt, mit wem er es zu tun hat. Auch bei internen Anrufen solltet ihr euch mit eurem Namen melden, erst recht, wenn ihr an den Apparat eines Kollegen geht. Der Anrufer kann ja sonst nicht wissen, dass er gerade nicht den gewünschten Gesprächspartner antrifft. Damit wären wir schon beim zweiten Punkt…

2. Anrufe für andere entgegennehmen

Ist euer Sitznachbar gerade nicht da und wird angerufen, lasst ihr es nicht einfach klingeln. Es könnte ja ein dringender Anruf sein. Also meldet ihr euch mit eurem Namen – bei externen Anrufen natürlich inklusive Firmenname – und sagt Bescheid, dass der gewünschte Gesprächspartner gerade nicht am Platz ist. Dann fragt ihr, ob ihr etwas ausrichten könnt und notiert euch Namen, gegebenenfalls Firma und Telefonnummer des Anrufers. Im Idealfall fragt ihr auch, worum es geht. So ist euer Kollege dann gleich besser vorbereitet, wenn er/sie zurückruft.

Wichtig: Immer höflich bleiben! Ihr repräsentiert am Telefon euer Unternehmen nach außen, daher solltet ihr zu jedem Anrufer stets höflich und freundlich sein. Ein Tipp: Lächelt beim Telefonieren! Es klingt absurd, aber der Anrufer merkt, ob ihr lächelt oder nicht. Eure Stimme verrät, wie ihr gerade am Apparat sitzt.

Ein weiterer Tipp: Auch wenn euer Gesprächspartner gerade einen nicht enden wollenden Monolog hält, solltet ihr ihn nicht unterbrechen, das gilt als unhöflich. Signalisiert zwischendurch durch Kommentare wie „Ja“ oder „verstehe“, dass ihr zuhört und den Ausführungen folgen könnt.

3. Das geht gar nicht!

Multitasking ist ein fester Bestandteil der Arbeitswelt, aber beim Telefonieren solltet ihr darauf verzichten. Euer Gesprächspartner wird sofort merken, dass ihr nebenbei tippt oder – noch schlimmer – esst. Das ist gleich in doppelter Hinsicht unhöflich: Zum einen merkt euer Gesprächspartner, dass ihr abgelenkt sein und ihm nicht eure volle Aufmerksamkeit schenkt. Zum anderen möchte wohl niemand am Telefon etwas vorgeschmatzt bekommen.

Wenn ihr Unterlagen heraussuchen müsst, um eine Frage beantworten zu können, sagt es dem Anrufer. Dann wird er sicher Verständnis dafür haben, wenn ihr rumklickt oder etwas tippt – vor allem, wenn er selbst einen Vorteil daraus zieht.

Die einzige Nebentätigkeit, die während des Telefonierens auch mit Knigge konform geht, ist das Notieren von wichtigen Informationen. Ihr solltet also stets einen Notizblock und einen Stift in der Nähe des Telefons aufbewahren. Und wenn euch das Gespräch zu sehr langweilt, könnt ihr es wie unsere Pink Ink machen und ein wenig auf dem Block herumkritzeln. ??

Absolute Tabus sind also: Lautes Brüllen, zu leises Flüstern, essen oder trinken während des Gesprächs, rauchen, mit Papier rascheln und sonstiges Lärmen.

So geht’s: Eine kleine E-Mail-Knigge

So geht’s: Ein kleiner E-Mail-KniggeDie E-Mail ist weder aus der geschäftlichen noch aus der privaten Korrespondenz wegzudenken. Da eine E-Mail schnell verfasst und versendet ist, lässt der Verfasser häufig nicht die gleiche Sorgfalt walten, wie beim Schreiben eines Briefs. Um beim Empfänger der E-Mail einen guten Eindruck zu hinterlassen, gilt es, einige Regeln zu beachten. Im Folgenden geben wir dir die wichtigsten Regeln für eine gelungene E-Mail-Korrespondenz an die Hand.

Gesendet ist gesendet!

Hast du erst einmal die Senden-Taste gedrückt, gibt es kein Zurück mehr. Die E-Mail wird unweigerlich dem Empfänger zugestellt und es gibt bei etwaigen Fehlern keine Möglichkeit mehr, die E-Mail zurückzuholen. Auch Dateianhänge, die versprochen, dann aber vor dem Versenden nicht hinzugefügt werden, sind an der Tagesordnung. Um beides zu vermeiden, ist es hilfreich, die Adresszeile des Adressaten erst einzusetzen, wenn du alles noch einmal kontrolliert hast.

Betreff und Anrede in der E-Mail

Der Betreff der Nachricht sollte das Thema der Mail knapp zusammenfassen, sodass der Empfänger sieht, dass es sich nicht um Spam handelt und dem Betreff auf einen Blick entnehmen kann, worum es in der E-Mail geht. Nichtssagende oder leere Betreffzeilen sollten vermieden werden, da die Gefahr besteht, dass der Rezipient die Mail nicht liest sondern gleich in den virtuellen Papierkorb verschiebt. Die Anrede sollte so sein, wie man sie auch in einem Brief an die entsprechende Person verwenden würde. Hatte man mit dem Empfänger der E-Mail zuvor noch keinen Kontakt, ist eine höfliche Ansprache mit: „Sehr geehrte/r Frau/Herr“ immer richtig.

Sollte die kontaktierte Person einen Akademischen Titel führen, so ist dieser selbstverständlich auch bei der Anrede zu berücksichtigen. Warte dann ab, wie der Adressat antwortet. Wenn dieser dich in seiner Antwort-Mail mit einem „Hallo“ oder „Lieber Herr“ oder gar mit dem Vornamen anspricht, kannst du diesen Stil aufgreifen und in der weiteren Korrespondenz beibehalten.

Inhalt und Anhänge

Der Inhalt der Mail sollte knapp umreißen, worum es dir geht. Teile dem Empfänger der E-Mail mit, was du von ihm willst und bis wann du die Informationen, Unterlagen oder Ähnliches benötigst. Bleibe dabei aber immer freundlich – schreibe nicht: „Ich erwarte die Informationen bis Montag.“ sondern besser: „Ist es möglich, dass Sie mir die benötigten Informationen bis Montag zukommen lassen?“ Gehe nicht zu sehr ins Detail, wenn es nicht nötig ist. Wir bekommen alle täglich eine Flut von E-Mails, durch die wir uns arbeiten müssen – von daher das Anliegen am besten knapp und verständlich schildern. Wenn du der Nachricht einen Dateianhang hinzufügen willst, achte darauf, dass dieser wenig Speicherplatz benötigt, sodass der Empfänger den Anhang schnell und problemlos herunterladen kann.

Musst du eine größere Datei versenden, ist es besser die Datei für den Download bereitzustellen und dem Empfänger im Anschluss nur den Link, der zum Download führt, zusenden. Auch sollten die Dateianhänge in einem gängigen Format sein, damit der Rezipient diese problemlos öffnen kann. Hier sind .doc, .jpg und .pdf wohl die verbreitetsten Dateiformate für Dokumente und Bilder.

Mir stinkt’s – Die Büro-Knigge

Mir stinkt’s – Der Büro-KniggeKörperausdünstungen sind ein leidiges Thema, besonders im Großraumbüro. Wie geht man bloß damit um, wenn der Kollege am Nachbartisch ein wenig müffelt? Im Folgenden findet ihr ein paar Tipps und Tricks, wie das Zusammenarbeiten für den Geruchssinn optimiert werden kann.

Sorry, aber hast du mal ‘ne Minute?

Eine der unangenehmsten Situationen im Büro ist es, wenn ein Kollege nach Schweiß riecht. Besonders im Sommer kann es zu einem penetranten Geruch kommen, der jeden von seiner Arbeit ablenkt – doch was tun? Eigentlich ist der Kollege ganz nett und man möchte ja niemanden in eine unangenehme Situation bringen. Doch peinlich berührtes Schweigen hilft bei diesem Tabuthema auch nicht weiter. Experten raten daher: Sprecht es frühzeitig an! Nutz eine ruhige Minute – such das Gespräch unter vier Augen – und sag zum Beispiel, dass es dir ja auch lieb wäre, wenn dich jemand auf etwas unangenehmes zeitnah aufmerksam machen würde.
Eine andere Situation liegt natürlich vor, wenn der Betroffene dein Vorgesetzter ist oder du diesen Kollegen selbst nicht kennst. In diesem Fall solltest du noch vorsichtiger vorgehen und einem Gesprächspartner dem Vortritt lassen, der ein Vertrauensverhältnis zum „Stinke-Peter“ hat.

Der Döner bleibt draußen

Doch auch andere Gerüche können die olfaktorische Wahrnehmung nachhaltig beeinflussen. So zum Beispiel der Inhalt der Mittags-Tupperdose deiner Kollegin oder der Snack, der beim nächstgelegenen Imbiss gekauft wurde. Die leckere Brotstulle mit Harzer Käse – und dazu gern noch ein hartgekochtes Ei – sollten wirklich nur am heimischen Esstisch genossen werden. Und auch der Döner mit Zaziki und ganz viel Zwiebeln gehört nicht ins Büro. Sprecht dieses Thema ganz offen an aber zeigt auch genügend Verständnis, die Mittagspause dauert meist ja nur eine Stunde.

Manchmal ist weniger auch mehr

Bleiben wir beim Geruchssinn, so kommen wir um das Thema Parfüm und Aftershave nicht herum. Manchmal hat man das Gefühl, dass der ein oder andere Kollege es mit dem Duftwässerchen ein wenig zu gut meint – hier gilt: Weniger ist mehr. Auch sollte das Deo nicht am Schreibtisch sondern auf der Toilette aufgefrischt werden und selbstverständlich ist das Fingernägellackieren ein absolutes No-Go am Arbeitsplatz .

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